1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Sandra Olszewska, Ministerstwo Dobrej Psychy. W ramach działalności nierejestrowanej.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:

e-mail: ministerstwo.dobrej.psychy@gmail.com
telefon: 505 208 735
adres gabinetu: ul. Ignacego Paderewskiego 6, 83-200 Starogard Gdański

2. Jakie dane przetwarzam?

Zakres danych zależy od rodzaju kontaktu i wybranej usługi. Mogą to być przede wszystkim dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane potrzebne do rezerwacji spotkania i jego rozliczenia oraz informacje niezbędne do prowadzenia uzgodnionej formy wsparcia.

W przypadku osoby małoletniej przetwarzane mogą być również dane jej rodzica lub opiekuna prawnego.

W trakcie korzystania ze wsparcia psychologicznego mogą pojawić się również dane szczególnych kategorii, w szczególności informacje dotyczące zdrowia, funkcjonowania psychicznego, sytuacji rodzinnej, seksualności lub innych obszarów objętych szczególną ochroną.

Zakres zbieranych informacji ograniczam do tego, co jest potrzebne do realizacji uzgodnionej formy współpracy.

Dokumenty zewnętrzne, takie jak opinie lub orzeczenia z poradni psychologiczno-pedagogicznej, co do zasady są przedstawiane do wglądu podczas spotkania i zwracane klientowi. W swojej dokumentacji zapisuję jedynie informacje istotne dla prowadzonej pracy.

3. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzam dane?

Dane osobowe mogą być przetwarzane:

w celu umówienia spotkania, kontaktu organizacyjnego oraz wykonania uzgodnionej usługi – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy;

w celu prowadzenia rozliczeń, ewidencji sprzedaży, wystawiania rachunków oraz realizacji obowiązków podatkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jako prawnie uzasadnionego interesu administratora;

w odniesieniu do danych szczególnych kategorii przekazywanych w związku z usługami psychologicznymi – na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą, albo jej przedstawiciela ustawowego, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO;

jeżeli zachowanie danych szczególnych kategorii jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – również na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

RODO wymaga odrębnej podstawy dla zwykłych danych osobowych oraz dodatkowej przesłanki dla danych szczególnych kategorii.

4. Jak wygląda dokumentacja?

Dokumentacja dotycząca treści spotkań i pracy z klientem jest prowadzona przede wszystkim w formie papierowej i przechowywana w sposób ograniczający dostęp osobom nieuprawnionym.

Nie prowadzę elektronicznej kartoteki klientów na ani nie wykonuję cyfrowych kopii dokumentacji psychologicznej.

Komputer, Dysk Google oraz kopia zapasowa służą przede wszystkim do przechowywania pustych wzorów, materiałów psychoedukacyjnych, kart pracy i dokumentów niezawierających danych konkretnych klientów.

Spotkania online nie są przeze mnie nagrywane ani automatycznie transkrybowane.

5. Komu dane mogą zostać udostępnione?

Dostęp do danych mogą otrzymać wyłącznie podmioty, których udział jest potrzebny do organizacji lub rozliczenia usługi, w szczególności dostawca systemu rezerwacji Cal.com, operator płatności Stripe, bank, dostawca poczty elektronicznej i narzędzi Google oraz inni dostawcy usług technicznych w zakresie niezbędnym do działania wykorzystywanych narzędzi.

Dane mogą zostać udostępnione również organom lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.

Nie przekazuję informacji o kliencie szkole ani innym osobom wyłącznie dlatego, że korzysta on z moich usług.

Cal.com wskazuje, że w odniesieniu do danych osób dokonujących rezerwacji klient Cal.com pozostaje administratorem, a platforma działa w odpowiednich zakresach jako podmiot przetwarzający; Stripe również określa w swoim DPA role administratora i procesora zależnie od konkretnej operacji.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy wykorzystywanych przeze mnie narzędzi mają siedziby lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, takich jak decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, EU–US Data Privacy Framework lub standardowe klauzule umowne – zależnie od danego dostawcy i sposobu przetwarzania danych. Google i Cal.com opisują stosowanie takich mechanizmów w swoich aktualnych zasadach dotyczących transferów danych.

7. Jak długo przechowuję dane?

Dane przechowuję wyłącznie przez okres uzasadniony celem, w którym zostały zebrane.

Dane związane z organizacją i realizacją współpracy przechowywane są przez czas jej trwania, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dokumenty związane z rozliczeniami i obowiązkami podatkowymi są przechowywane przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy.

Dokumentacja papierowa dotycząca współpracy psychologicznej nie jest przechowywana bezterminowo; okres jej przechowywania wynika z celu prowadzenia dokumentacji, konieczności zapewnienia ciągłości pracy oraz ewentualnej potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Po ustaniu celu przechowywania dokumenty są niszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartych w nich informacji.

8. Jakie prawa przysługują osobie, której dane dotyczą?

W zakresie przewidzianym przez RODO przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, zgodę można w dowolnym momencie wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wycofanie zgody na przetwarzanie danych szczególnych kategorii może uniemożliwić dalsze świadczenie usługi psychologicznej, jeżeli przetwarzanie takich informacji jest niezbędne do jej realizacji.

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Czy trzeba podawać dane?

Podanie danych potrzebnych do rezerwacji, kontaktu, zawarcia i wykonania umowy lub jej rozliczenia jest dobrowolne, ale bez nich realizacja usługi może nie być możliwa.

Przekazywanie informacji dotyczących zdrowia i innych danych szczególnych kategorii jest dobrowolne. W ramach pracy psychologicznej mogą jednak pojawić się informacje, bez których właściwe prowadzenie danej formy wsparcia nie będzie możliwe.

10. Czy podejmowane są decyzje automatyczne?

Dane nie są wykorzystywane przeze mnie do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.

11. Tajemnica zawodowa

Informacje uzyskane w związku z wykonywaniem zawodu psychologa objęte są tajemnicą zawodową. Obowiązek ten nie jest ograniczony w czasie.

Wyjątki wynikają z przepisów prawa, w szczególności dotyczą sytuacji, w których poważnie zagrożone jest zdrowie lub życie klienta albo innych osób lub gdy ujawnienie informacji nakazuje ustawa. Takie zasady wynikają obecnie z art. 14 ustawy o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów.